Výstupní rozhovor: Proč ho nevynechávat a jak ho vést efektivně

Výstupní rozhovory jsou pro mě tak trochu dvousečná záležitost. Na jednu stranu oceňuji jejich upřímnost a otevřenost – odcházející zaměstnanci už nemají důvod něco přikrášlovat a často sdílí cennou zpětnou vazbu. Na druhou stranu ale firma přichází o člena týmu. A mě zajímá proč.

Zpětná vazba je jedním z nejdůležitějších nástrojů, jak se posouvat dopředu a vidět realitu takovou, jaká opravdu je. Proto ji nesbírám jen při odchodu zaměstnanců, ale systematicky a průběžně. Cílem je předejít odchodům ještě dřív, než k nim vůbec dojde. Klíčovou roli v tom hrají nadřízení – jejich přístup, komunikace a ochota vnímat signály spokojenosti (nebo naopak nespokojenosti) v týmu.

Jak správně vést výstupní rozhovor?

Aby měl výstupní rozhovor skutečný přínos, nestačí si jen sednout a pokládat otázky. Je potřeba správné načasování, dobrá příprava a otevřená diskuse. Jak k tomu přistupuji já?

1. Správné načasování

Výstupní rozhovor obvykle plánuji v polovině výpovědní doby, která trvá zpravidla dva měsíce. Proč právě tehdy?

🔵Emoce po podání výpovědi už většinou opadly.
🔵Zaměstnanec ještě aktivně pracuje, a tak si lépe vybaví konkrétní situace a detaily.
🔵Na konci výpovědní doby už lidé často čerpají dovolenou nebo se soustředí na předávání agendy.

Před samotnou schůzkou se zaměstnance zeptám, zda je ochotný se výstupního rozhovoru zúčastnit. Zdůrazním, že je to dobrovolné a jaký to má smysl – informace slouží ke zlepšení prostředí ve firmě. Odcházející zaměstnanec ve většině případů souhlasí, ale stalo se mi taky, že odmítnul. Pokud jde do toho, domluvíme si konkrétní den a hodinu schůzky.

2. Důkladná příprava

Ještě než si se zaměstnancem sednu, projdu si jeho historii ve firmě:

🔵 Jak dlouho tu pracoval?
🔵 Na jakých pozicích působil?
🔵 S jakými týmy a vedoucími spolupracoval?

Tato příprava mi pomáhá klást lepší otázky. Odcházející zaměstnanci často bilancují a reflektují své působení ve firmě – je dobré být v obraze a umět se ptát na podstatné věci.

3. Struktura a průběh rozhovoru

Samotný výstupní rozhovor trvá obvykle 45–60 minut. Už nemůžete obvykle změnit rozhodnutí zaměstnance, ale můžete zanechat alespoň pozitivní dojem. Důležité je vytvořit atmosféru důvěry:

🔵 Ujistím zaměstnance, že jeho zpětná vazba nebude mít žádný negativní dopad.
🔵 Požádám ho o souhlas s tím, že si budu dělat poznámky.
🔵 Snažím se vést rozhovor přirozeně, s otevřenými otázkami.

Mám připravený orientační seznam otázek (aktuálně 9), ale řídím se tím, kam rozhovor směřuje. V nedávném exit interview se zaměstnanec často zmiňoval o rozdílné organizaci práce při přechodu z jednoho týmu do druhého. Moje otázky tak šly více do hloubky, abychom pochopila, v čem je/byl zakopaný pes.

4. Jak rozhovor zakončit?

Pohovor zakončím vždy v dobrém, pozitivním duchu. Zaměstnanec sice odchází, ale to neznamená, že se naše cesty nemohou v budoucnu znovu protnout.

Na závěr se vždy ujistím, že jsem mu dala prostor říct vše důležité. Poděkuji za jeho čas a zpětnou vazbu. A hlavně – informace, které jsem se dozvěděla, dále analyzuji a řeším s vedením. Často totiž přinášejí důležité podněty ke zlepšení firemní kultury, procesů nebo řízení týmů.

Proč se výstupní pohovory vyplatí?

Možná si říkáte: „Proč se ptát člověka, který už odchází?“

Právě proto! Odcházející zaměstnanci často odhalí věci, které byste jinak neslyšeli – a ty mohou být klíčové pro udržení ostatních. Když se zpětnou vazbou skutečně pracujete, může pomoci snížit fluktuaci a zlepšit pracovní prostředí pro ty, kteří zůstávají. A to má velký smysl!