3 fáze úspěšné adaptace nováčků ve firmách
Máte ve Vaší firmě na starosti lidské zdroje a záleží Vám na tom, aby se náklady z výběrových řízení nezvyšovaly o odchody zaměstnanců ve zkušební době? Proces adaptace je spojen s termínem onboarding (angl. nalodění se). Je to organizovaný proces (na rozdíl od spontánního), při kterém podniky vědomě řídí a provádí činnosti podporující adaptaci jejich nových pracovníků.
Cílem firem by měl být přechod
ze SPONTÁNNÍ adaptace nováčka
na ORGANIZOVANÝ adaptační proces.
Jedině pak existuje plán.
Tento proces primární adaptace, tj. přijímání nových zaměstnanců, má nespočet výhod, což potvrzuji a dokazují to i výzkumy.
Příkladem jsou: menší riziko, že zaměstnanec opustí organizaci ve zkušební době, rychlejší sžití zaměstnance s pracovní rolí. Pocit podpory a zájmu o zaměstnance vede k rychlejšímu propojení s podnikem a odhodlání pracovat pro ni, spokojenost zaměstnance, pozitivní dopad na značku zaměstnavatele směrem ven i dovnitř,…).
Přesto je v praxi proces řízené adaptace u mnoha firem podceňován a vítězí strategie: „nějak to už dopadne.“
Kdo všechno je zainteresovaný do adaptace?
Vedoucí pracovník
Úvodem raději upozorňuji, že hlavní zodpovědnost za adaptaci nese vedoucí pracovník úseku, na který nového pracovníka přijímáte. Ten také nováčkovi na danou pozici vytváří adaptační plán. Celý proces řídí a průběžně vyhodnocuje.
V praxi jsem se již několikrát setkala s odmítavým přístupem managerů či názorem, že „ať si adaptační plán vytvoří personální.“ HR pracovník je nápomocen managerům při tvorbě a realizaci adaptačních plánů a v celé adaptaci. Není však jejich jediným přímým vykonavatelem.
Personalisté
Poskytují pomoc a součinnost managerům při adaptaci, zajišťují legislativní náležitosti při nástupu. Jsou to zpracovatelé metodiky celého adaptačního procesu napříč podnikem.
Mentoři
Nebo-li Buddy (angl. Kámoš), Patroni – nadšení sympaťáci ochotní pomoci nováčkovi se zorientovat v jeho začátcích.
Tipy: Ve velké firmě pro výrobní pozice se mi osvědčil tzv. „taťka a mamka“. Jsou to určení zaměstnanci s dlouhodobou působností a nadšením, které umí předávat dál. Doprovází mimo jiné nováčky celý první den v zaměstnání, pomáhají mu v orientaci areálu, jednotlivých pracovišť, osob atd. V menší firmě se této roli chopil většinou nějaký ten sympaťák/sympaťačka z daného oddělení. Zkrátka první den dělá na nováčka dojem.
Nováček
Nově nastupující pracovník – náš vítěz výběrového řízení.
Jaké jsou fáze adaptačního procesu?
Fáze 1: Před-adaptační fáze
Pokud chcete být jako firma/HR úspěšní v adaptaci, je potřeba si uvědomit, že tento proces započal de facto už na pohovoru s personalistou příp. jeho budoucím nadřízeným, kde se (zatím jen) kandidát seznamuje se základním fungování firmy, s pozicí, firemní kulturou,… a kde si vytváří určitou představu o práci.
Čím spolehlivější a pravdivější tyto informace již na zmíněném pohovoru od vás obdržel, tím více se zvýšily šance na hladký průběh adaptace a jeho úspěšné završení.
Tipy: mějte jasné představy, jakého člověka hledáte, jaké by měly být jeho kompetence, jaká bude náplň práce, co můžete jako firma nabídnou, atd. A hlavně co na pohovoru slibujete, nezapomeňte pak v reálu splnit. Zažila jsem situaci, kdy manager neočekávaně na pohovoru slíbil k pozici služební vůz, ale ten pak vítěznému uchazeči jaksi ne a ne dodat. Ve zkušebce tak odešel kvalitní, zkušený pracovník, ….
Fáze 2: Samotná primární adaptace
Tato fáze nastává v momentě, kdy firma rozhodne o přijetí kandidáta na určitou pozici. Předtím, než kandidát do firmy fyzicky nastoupí, je dobré mu zaslat pracovní smlouvu, příručku zaměstnance, harmonogram nástupu, úkoly, cíle vztahující se ke zkušební době, a některé další materiály k pročtení, které nástup ulehčí oběma stranám. Detailněji se tomuto věnuje článek „Jak si poradit s nováčky ve firmě“ od Petry Nulíčkové https://www.petranulickova.cz/l/jak-si-poradit-s-novacky-ve-firme-by-petra-nulickova/
Nezapomeňte zde zapojit mentora, buddyho, patrona. Seznamte je spolu. Pomozte nováčkovi se zorientovat ve virtuálním prostředí. Ukažte mu jeho připravené pracovní místo, jídelnu, toaletu a další veřejná místa. Nenechte ho v nejistotě a na pochybách.
Fáze 3: Efektivní adaptace na pracovní pozici
U předchozích dvou fází si HR může vytvořit mustr a podle toho „jet“ (co zaslat, kdy zaslat). V poslední fázi adaptace se pracovník adaptuje hlavně pracovně. S tím mu pomáhá hlavně jeho nadřízený, který vytváří nováčkovi adaptační plán vstupu do pozice. Je hlavní odpovědnou osobou této úrovně adaptace. Plán má explicitně stanovené úkony, je termínovaný, má určenou odpovědnou osobu při zácviku a kontrolní pohovor-y. U pozic s vyšší fluktuací, typicky pozice výrobní, budeme používat standardní formulář (s možnými nuancemi). U pozic specializovaných či s minimální fluktuací vytváří manageri zcela individuální plány. S plánem seznamuje vedoucí pracovník nováčka ideálně první den v práci.
Intenzita, spolupráce, podpora, čas zainteresovaných
osob a správně poskytnutá zpětná vazba nováčkům.
To jsou hlavní znaky úspěšné adaptace.
Důležitou součástí celého procesu je poskytování nováčkům konstruktivní zpětné vazby přímým nadřízeným a mentorem/patronem/buddy a zodpovězení všech otázek v rámci zpětnovazebních rozhovorů. Totéž platí i opačně (pohled nováčka). To vyžaduje spoustu času, kterého se většinou vedoucím nedostává. To jsou nejčastější argumenty v praxi. Do nastavování celého procesu adaptace ve firmě musíte zapojit od začátku především vedoucí pracovníky. Dobře vysvětlit proč chtít organizovaný adaptační proces, v čem firmě a právě vedoucím do budoucna pomůže, dobře je proškolit a to hlavně za podpory celého managementu, bez kterého to půjde těžko. Z tohoto zdánlivě, nad rámec, vynaloženého času mohou v budoucnu profitovat všichni zúčastnění a tím i celá Vaše firma.
Související článek: Kde začíná a končí adaptace pracovníků v zaměstnání:
